Le service Cloud Scan Management permet de convertir facilement des documents papier en format numérique en les numérisant directement dans un système de partage de fichiers basé sur le Cloud, ce qui évite les retards et les retouches. Vous pouvez demander ou ajuster les documents originaux à partir d'un référentiel central, plutôt que de les renvoyer au format papier à chaque site, en fusionnant la numérisation des documents et le stockage Cloud. En outre, les documents numérisés sont davantage sécurisés grâce à un système de capture de documents dans le Cloud que lorsqu'ils sont archivés au format papier, ou conservés sous forme de fichiers numériques enregistrés localement et non sauvegardés. Cloud Scan Management permet aux entreprises devant accéder directement à des documents papier dans des emplacements distribués de réaliser d'importantes économies. Il renseigne également celles qui souhaitent en savoir plus sur la façon de numériser efficacement des documents vers le Cloud. Le portail basé sur le Cloud vous permet d'ajouter des raccourcis à un périphérique activé par Lexmark pour numériser directement des documents vers des services de partage de fichiers à distance notamment Microsoft OneDrive, Microsoft SharePoint, Google Drive™ et Box.
Numérisez en toute confiance et améliorez la vitesse de traitement des documents
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70
d'entre elles ont mis en place ou sont en train de mettre en place une stratégie de transformation numérique
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1.3
trillion de dollars pourraient être dépensés dans le secteur des technologies basées sur le Cloud d'ici 2025
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40
des améliorations de l'efficacité opérationnelle sont dues à l'adoption d'un modèle numérique
Cloud Scan Management dans différents secteurs d'activité
Toutes les organisations ont mis en place des processus pour numériser les documents dans les principaux systèmes d'entreprise. Certains de ces documents doivent être partagés ou distribués à un groupe de personnes. Aujourd'hui, les utilisateurs partagent des documents par courrier électronique. Cette méthode n'est pas sécurisée, et risque de créer un décalage entre les versions du document lorsque des mises à jour sont envoyées plus tard.
Dans le secteur de la logistique, les entreprises disposent d'un contrôle centralisé de la numérisation
Les employés des secteurs de la logistique et des transports qui se déplacent d'une succursale à l'autre doivent numériser des documents à destination et en provenance de nombreux sites. La solution Cloud Scan Management offre une plate-forme sécurisée grâce à des imprimantes compatibles avec le Cloud pour centraliser le contrôle, et partager facilement et ajuster à distance les documents avec l'accès à SharePoint, ainsi qu'à d'autres plates-formes de partage de fichiers.
Dans le secteur de la vente au détail, l'accessibilité des fichiers accélère les délais de traitement et réduit les coûts
Les responsables de magasin sont confrontés au défi de classer et de transmettre les documents des fournisseurs et des ressources humaines aux services concernés pour le traitement. Le recours à Cloud Scan Management permet notamment aux commerçants d'utiliser Microsoft OneDrive et d'autres solutions de collaboration basées sur le Cloud pour numériser et stocker des fichiers dans le Cloud et les retrouver plus facilement en cas d'audit, ce qui réduit le coût des amendes.
Dans le secteur de la santé, les formulaires sont envoyés, reçus et stockés en toute sécurité
Les cliniques, les unités de soins palliatifs et les cabinets de santé publics qui disposent d'un support informatique limité, peuvent se tourner vers la télécopie et le courrier électronique pour collecter des documents auprès des établissements et des personnels de santé locaux, ce qui complique le suivi desdits documents. Grâce à Cloud Scan Management, les organismes de santé disposent d'un processus d'arrivée simple et fiable.
Au sein des organismes publics, l'accès est facilité grâce à un lieu unique et sécurisé
De nombreuses instances gouvernementales locales disposent d'un siège central et de succursales afin de servir plus efficacement leurs administrés. Les employés de tous les sites dépendent du courrier électronique pour le partage des documents. Avec Cloud Scan Management, il est possible d'accéder immédiatement à un scanner de documents depuis le Cloud pour mettre à jour des rapports, des documents et des formulaires, ce qui améliore la communication et la coordination des équipes.